Leitfaden für Online-Workshops

Ein Wort vorab: Dieser Leitfaden enthält keine Tipps für technische Plattformen. Vielmehr geht es um die inhaltliche und organisatorische Vorbereitung und Durchführung von Online-Workshops. Sie gelten im Grunde für alle Plattformen.

Vorbereitung

Generell gilt: Online-Workshops benötigen mehr Vorbereitungszeit als analoge Workshops, da man nicht so einfach improvisieren kann, falls etwas anders läuft als geplant. Wichtig ist, dass sich alle Teilnehmer:innen vorab mit der Technik vertraut machen. Ein separater Technik-Test im Vorfeld ist daher ratsam. Insbesondere die Arbeit mit digitalen Whiteboards braucht ein wenig Übung.

Gruppengröße

Bei Gruppen bis zu sechs Personen kann gut mit Video und offenen Diskussionen gearbeitet werden. Wichtig ist, dass alle zu Wort kommen. Größere Gruppen benötigen eine sehr gute Moderation und eine klare Struktur. Einige Tools wie z. B. Zoom ermöglichen die Aufteilung in Kleingruppen, die dann in sogenannten „Breakout-Rooms“ arbeiten können.

Dauer

Für kürzere Sessions bietet sich eine Dauer von 1,5 bis 2 Stunden an. Längere Workshops können zum Beispiel in Teile (3 x 1,5 Stunden mit Pausen) unterteilt werden. Wenn die Technik gut funktioniert sind die Teilnehmer:innen wesentlich fokussierter und konzentrierter als in analogen Workshops, daher sind Online-Workshops meist produktiver und schneller. Allerdings lässt die Aufmerksamkeit auch schnell nach, und informeller Austausch sowie Beziehungsaufbau durch Small-Talk etc. kommen zu kurz. Dies sollte bei der Konzeption beachtet werden.

Moderation

Es empfiehlt sich, zu zweit zu moderieren. Eine Person leitet aktiv den Workshop, die zweite Person betreut den Chat und überwacht die Technik. Zu Beginn sollten klare Regeln festgelegt werden (können anfangs auch als Chart eingeblendet werden):

• Wer spricht wann?
• Wer ist wann laut/stumm geschaltet?
• Wie macht man Zwischenmeldungen kenntlich (im Chat oder per Handzeichen …)
• andere Programme ausschalten
• ggf. Video ausschalten

Wichtig ist eine sehr klare und deutliche Kommunikation hinsichtlich Erwartungen, Aufgaben und Verantwortlichkeiten, gerade wenn Gruppenarbeit geplant ist.

Wichtig für die Konzeption

• Impulse als Vorablektüre schicken und nur die wichtigsten Punkte zusammenfassen
• vorab Erwartungen abfragen oder inhaltliche Fragen beantworten lassen und mit diesem Input im Workshop weiterarbeiten
• Konzentrierte Arbeitsphasen: max. 20 – 30 Minuten
• immer wieder Fragen, Plenum-Check-Ins und Fazits einbauen
• für die Zusammenarbeit Whiteboards oder gemeinsam nutzbare Dokumente einsetzen
• vorab Templates erstellen, in die dann gezielt hineingearbeitet wird (z. B. Canvas-Vorlagen)

Tipps zum Beziehungs- und Vertrauensaufbau

• Start mit einer moderierten Vorstellungsrunde mit Video, damit alle sich einmal gehört und gesehen haben
• Warm-ups, Check-in-Fragen und Icebreaker einbauen, z. B.: alle Teilnehmenden verorten sich auf einer Landkarte (per Kommentar oder im Chat). Tipps für Icebreaker: https://remote.co/6-great-icebreakers-for-virtual-team-meetings/. Für Abwechslung eignen sich z. B. Bilderrätsel, Gedächtnis- oder Assoziationsspiele.

Tipps zur Aktivierung der Teilnehmer:innen

• Teilnehmend namentlich aufrufen
• Whiteboard-Zettel mit Namen vorbereiten
• Umfragen und/oder Quizze durchführen

Nachbereitung/Dokumentation

• die Dokumentation passiert in großen Teilen automatisch
• fast alle Plattformen haben eine integrierte Aufnahmefunktion (vorab das Einverständnis der Teilnehmer:innen einholen und auf die Einhaltung von Datenschutzrichtlinien achten)

Haben Sie Fragen? Sprechen Sie uns gerne an!