Vereinsmitgliedern virtuell eine Stimme geben

Wie die virtuelle Mitgliederversammlung für Vereine zum neuen Raum für Präsidium und Basis wird.

Mitgliederversammlungen sind essenziell für Vereine und Verbände. Sie dienen als Plattform für den Austausch zwischen Vorstand und Mitgliederschaft, schaffen Transparenz und räumen den Mitgliedern die Möglichkeit zur Partizipation ein, um sowohl Gegenwart als auch Zukunft aktiv mitzugestalten.

Insbesondere in Krisenzeiten gilt es, den Austausch fortzuführen, um das gegenseitige Vertrauen aufrechtzuerhalten und zu schützen. Eine sinnvolle Alternative bietet in solchen Fällen eine digitale Durchführung, die eine fristgerechte Umsetzung unter Einhaltung der geltenden Abstandsregeln ermöglicht. Wichtig ist dabei die Berücksichtigung der aktuellen Gesetzeslage, die nach den virtuellen Hauptversammlungen nun auch digitale Mitgliederversammlungen zulässt. 

Die Vorgaben sind jedoch andere, was entsprechende Vorkehrungen erfordert, um rechtsgültige Beschlüsse zu erwirken:

  • Eine Einreichung der Fragen im Vorfeld ist nicht gestattet. Fragen müssen demnach direkt im Verlauf der Mitgliederversammlung aufgenommen und beantwortet werden.
  • Jedes Mitglied muss die Möglichkeit erhalten, zu einem oder mehrerer Tagesordnungspunkte abzustimmen und Widersprüche einlegen. 
  • Jedes Mitglied muss die Möglichkeit erhalten, an Wahlen teilnehmen zu können.

Mehr Chancen als Risiken

Auch wenn der Umzug von der realen in die virtuelle Welt zunächst beschwerlich erscheint, bietet er doch weitaus mehr Chancen als Risiken:  

  • Ein gänzlich neues Umfeld für Mitglieder und Vorstände erlaubt neue inszenatorische Varianten. 
  • Zusätzliche digitale Kanäle bieten die Möglichkeit, umfassende Hintergrundinformationen zu integrieren.
  • Know-how-Träger können vom Arbeitsplatz aus teilnehmen.
  • Der Zeitaufwand für Mitglieder und Beteiligte reduziert sich.
  • Es gibt CO2-Reduktionen durch weniger Reisen.

Ziele:

  • satzungsrelevante Abstimmungen vornehmen  
  • Dialog mit den Mitgliedern  
  • umfassende Darstellung des Verbandes oder Vereins

Es muss nicht immer »real« sein, aber die Rahmenfaktoren bleiben unverändert

Der Anspruch an eine virtuelle Mitgliederversammlung ist gegenüber einer physischen Veranstaltung also unverändert. Daher verstehen wir eine virtuelle Mitgliederversammlung als kommunikatives Gesamtkonzept, bei dem die Themen, die Inszenierung und das Format der Veranstaltung eine gemeinsame Einheit bilden.

Im Zusammenspiel mit unseren spezialisierten Abteilungen können wir ganzheitlich beraten. Dazu gehören u. a. folgende Beratungs- und Management-Leistungen:   

  • Kommunikations- und Gesamtkonzept  
  • technisches Konzept zu Streaming und Setup 
  • Dramaturgie und Setting für die Reden und Darstellung des Verbandes oder Vereins  
  • Entwicklung von Plattformen zur Übertragung des Streams und Einbindung von moderierten Chat-Funktionen sowie Abstimmungstools  
  • Gestaltung der Veranstaltung/des Set Designs  
  • Prozessmanagement inkl. Steuerung aller Gewerke und Ablaufregie vor Ort

Bereits seit 2009 setzt CBE DIGIDEN mit der Unit digital communication unterschiedliche digitale Formate um. Ergänzt wurde die digitale Werkzeugkiste 2017 durch die Einrichtung des CBE DIGIDEN futurelab, in dem wir Projekte unter Einbeziehung immersiver Technologien wie z. B. Virtual Reality (VR) oder Augmented Reality (AR) umsetzen.